Inventory และ Inventory Management สำคัญอย่างไรกับธุรกิจ?

Inventory คืออะไร?

Inventory คือ สินค้าคงคลังที่ธุรกิจเก็บรักษาเอาไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในอนาคต ได้แก่ วัตถุดิบ (Materials) สำหรับการผลิตสินค้า, สินค้าระหว่างการผลิต (Work In Process) ที่รอการผลิตต่อ, และสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) ที่ผลิตเสร็จรอการขาย

โดยทั่วไป Inventory ในอุตสาหกรรมการผลิตสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่:

วัตถุดิบ (Material) – วัตถุดิบเป็นวัสดุหรือส่วนประกอบพื้นฐานที่ใช้ในการผลิตสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) สำหรับผู้ผลิตจักรยานหนึ่งในวัตถุดิบคือเหล็กท่อที่ใช้ทำโครงของจักรยานที่ทำจากเหล็ก

งานระหว่างทำ (Work In Process : WIP) – เป็นสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วบางส่วนซึ่งยังอยู่ในขั้นตอนการผลิต ที่เก็บไว้เพื่อรอการผลิตขั้นตอนถัดไป

สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) – สินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วและกำลังรอขายให้กับลูกค้า รถยนต์ที่ผลิตเสร็จสมบูรณ์หลังจากออกจากสายการผลิต รถยนต์เหล่านี้จะถูกเก็บเอาไว้ในคลังสินค้าในฐานะสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)

ความสำคัญและปัญหาของ Inventory

ประโยชน์ของการมี Inventory คือการที่ธุรกิจมีสินค้าพร้อมสำหรับการผลิตหรือการขายสินค้า ซึ่งหมายถึงความแน่นอนในการมีสินค้าสำหรับส่งมอบให้กับลูกค้าอย่างที่ควร เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการสูญเสียลูกค้าให้กับคู่แข่งหรือสินค้าทดแทน เมื่อลูกค้าไม่สามารถซื้อสินค้าได้

ในทางกลับกัน การบริหาร Inventory ที่ไม่มีประสิทธิภาพพอ ก็จะทำให้ธุรกิจเกิดต้นทุนจากการจัดเก็บสินค้า, สินค้าคงคลังล้าสมัย (Obsolete Inventory), ต้นทุนในการจัดการสินค้าภายในคลัง, ต้นทุนค่าเสียโอกาสเมื่อสินค้าไม่เพียงพอ, และต้นทุนค่าเสียโอกาสที่เกิดจากการที่เงินจมไปกับการซื้อสินค้ามาเก็บเอาไว้มากเกินไป

ด้วยปัญหาต้นทุนจากการเก็บรักษาสินค้า Inventory Management (การบริหารสินค้าคงคลัง) จึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างสมดุลระหว่างการใช้ประโยชน์จากการเก็บรักษา Inventory กับการรักษาระดับไม่ให้สินค้าใน Inventory ขาดแคลน

Inventory Management ทำอย่างไรได้บ้าง

กลยุทธ์ Inventory Management ในเบื้องต้นสามารถทำได้โดยวิธีการเหล่านี้:

การพยากรณ์ยอดขาย (Sales Forecasting) เพื่อวางแผนพยากรณ์ความต้องการสินค้าในอนาคตจากข้อมูลในอดีต เพื่อประมาณกำลังการผลิตในอนาคตที่จะทำให้สามารถกำหนดจำนวนสินค้าที่ผลิตออกมาให้เหมาะสมที่สุด เป็นวิธีการทำให้สินค้าคงคลัง (Inventory) มีจำนวนไม่มากเกินไปจนมีสินค้าเหลืออยู่เป็นจำนวนมากหรือน้อยเกินไปจนไม่เพียงพอต่อความต้องการ

การใช้ระบบ Just In Time หรือการผลิตแบบทันเวลาพอดี เป็นวิธีการสั่งซื้อสินค้าคงคลังเท่าที่จำเป็นและจะไม่ผลิตสินค้าเป็นจำนวนมากเอาไว้เพื่อรอขาย ซึ่งช่วยลดปริมาณสินค้าคงคลังที่ธุรกิจต้องจัดเก็บ

คำนวณหาการสั่งซื้อที่ประหยัด (Economic Order Quantity : EOQ) เพื่อคำนวณจำนวนการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุดในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง เพื่อไม่ให้มีสินค้า Safety Stock เหลือมากหรือน้อยเกินไประหว่างการสั่งซื้อเมื่อพิจารณาจากยอดขายในอดีต ระยะเวลารอสินค้ามาส่ง และต้นทุนการเก็บรักษาสินค้า

วิเคราะห์ Inventory Turnover Ratio เพื่อตรวจสอบอัตราส่วนการหมุนเวียนของสินค้าใน Inventory ว่าใช้เวลาในการขายสินค้าออกไปนนแค่ไหน ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าไม่ถูกเก็บไว้นานเกินไป ทั้งนี้อาจใช้วิธีนี้ร่วมกับการตรวจนับ Inventory เป็นประจำช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องและระบุความแตกต่างได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ